Tips & tricks: een automatische receptioniste instellen

Met de slimme zakelijke telefonieoplossingen van Compleet beheer je jouw mobiele bereikbaarheid gewoon zelf. Lees onderstaand hoe je een automatische receptioniste instelt.

In de Compleet beheeromgeving heb je de mogelijkheid om een automatische receptioniste in te stellen. Met deze functie maak je belmenu´s aan voor bijvoorbeeld het algemene nummer of verschillende groepen (bv. 1. voor product A, 2. voor product B). Een handige functionaliteit met opties zoals het instellen van keuzemenu's en doorschakelingen waarmee jij je zakelijke telefonie vorm geeft. Ook iets voor jouw bedrijf? Lees dan onderstaand hoe je de automatische receptioniste instelt.

Zo maak je een automatische receptioniste aan

Klik in de beheeromgeving op de Automatische receptioniste. Klik hier op het plusje aan de rechterzijde. Je ziet nu het onderstaande scherm.

Beheer zelf je zakelijke telefonie met Compleet: zo maak je een automatische receptioniste aan

Hier zie je verschillende onderdelen:

  • Naam: deze naam wordt in Compleet gebruikt voor de automatische receptioniste in kwestie
  • Extern telefoonnummer: dit is het externe telefoonnummer waarop de betreffende automatische receptioniste bereikbaar is voor inkomende oproepen
  • Intern telefoonnummer: via dit verkorte nummer is de betreffende automatische receptioniste bereikbaar voor gesprekken binnen de organisatie. Dit nummer dient altijd uit vier cijfers te bestaan
  • CLIP Voornaam: deze naam krijgen mensen te zien wanneer zij gebeld worden vanuit de automatische receptioniste
  • CLIP Achternaam: deze naam krijgen mensen te zien die vanuit de automatische receptioniste gebeld worden. De achternaam kan bijvoorbeeld Makelaardij de Vries zijn

Vul nu de verschillende onderdelen in en klik op bewaar. Je ziet de gecreëerde automatische receptioniste nu in het overzicht staan.

Beheer zelf je zakelijke telefonie met Compleet: zo maak je een automatische receptioniste aan

Het keuzemenu instellen

Voor het activeren van een automatische receptioniste is het nodig om een keuzemenu in te stellen. Dit doe je door de aangemaakte automatische receptioniste aan te klikken en te kiezen voor de optie Keuzemenu. Je ziet nu onderstaand scherm: 

Beheer zelf je zakelijke telefonie met Compleet: zo maak je een automatische receptioniste aanGeef vervolgens per menuoptie aan wat de verschillende keuzetoetsen doen. Dit kan een doorschakeling zijn, maar ook een functionaliteit zoals het menu nog een keer afluisteren. Bij het onderdeel Actie kunt u de gewenste keuze instellen. Onderstaand een korte toelichting per actie:

  • Geen actie: hierbij wordt de beller automatisch doorgeschakeld naar het door jou ingevulde
  • telefoonnummer
  • Doorverbinden met aankondiging: hierbij wordt bij de beller aangegeven dat deze doorverbonden wordt
  • Doorverbinden zonder aankondiging: hierbij wordt de beller zonder aankondiging doorverbonden
  • Doorverbinden naar telefoniste: hierbij worden bellers standaard doorverbonden naar een door jou gekozen nummer. Dit zou de receptie/ telefoniste kunnen zijn
  • Herhaal menu: als de beller deze optie kiest wordt het menu herhaald
  • Stop: met deze optie wordt de verbinding verbroken

Een keuzemenu kan er als volgt uitzien:

Beheer zelf je zakelijke telefonie met Compleet: zo maak je een automatische receptioniste aan

Zo stel je het keuzemenu in zoals jij dat prettig vindt en voer je wijzigingen binnen een paar klikken door. Snel, simpel en efficiënt.

Beheer je zakelijke telefonie zelf

De automatische receptioniste is slechts een van de voorbeelden van de handige functionaliteiten waarmee jij je zakelijke telefonie volledig zelf en zo eenvoudig mogelijk beheert. Meer handige tips over de mogelijkheden van Compleet voor jouw (mobiele) bereikbaarheid? Bekijk dan onderstaand filmpje.

Compleet. Telefooncentrale in de cloud. from OneXS on Vimeo.

 

Andere interessante tips

Past Compleet bij jou?

In 4 vragen weet je of Compleet bij jouw bedrijf past.

Onze slimme oplossingen voor zakelijke telefonie

Compleet.nl biedt eigenwijze zakelijke telefonie waarmee jij je bereikbaarheid volledig zelf regelt. Klaar voor de volgende stap? 

Compleet op de hoogte van het laatste nieuws?

De nieuwste ontwikkelingen op het gebied van zakelijke bereikbaarheid en handige tips voor ondernemers?