5 vragen om jouw optimale bereikbaarheid in kaart te brengen

Communicatie kent vrijwel geen beperkingen in tijd of plaats meer.  Het aantal mobiele devices is ongekend hoog.  Ook sociale media zijn door het grote aantal gebruikers nog altijd belangrijke communicatiekanalen. Dit brengt niet alleen talloze mogelijkheden, maar ook verwachtingen met zich mee. We leven in een 24-uurs economie. Iedereen kan altijd en overal bereikbaar zijn.  Maar wil jij dat wel?  Hoe bereikbaar moet jouw organisatie eigenlijk zijn? Wij zetten 5 vragen op een rijtje om daar achter te komen.

De druk om bereikbaar te zijn is hoog. Het is echter niet voor iedere organisatie weg gelegd om 24/7 medewerkers paraat te hebben. Het is daarom belangrijk om goed te bepalen welke bereikbaarheid je kunt en wilt bieden. Als je de 5 onderstaande vragen beantwoordt ben je al een eind op weg!

1. De persoon aan de andere kant

Wie belt er? Zijn het consumenten of medewerkers van bedrijven? Opereren zij nationaal of internationaal? Hoe ziet hun ritme of routine eruit? Hoe communiceren zij met anderen? Hoe zouden zij kunnen communiceren met concurrenten? Het kan helpen om persona’s te maken, profielen van degene die bellen. Ook hier kun je waardes aan toekennen.

2. De aard van het contact

Waarvoor bellen jouw contacten? Hebben ze bijvoorbeeld commerciële of technische vragen?
Welke vragen stellen zij? Worden sommige vragen vaker gesteld dan anderen? Zijn er specifieke momenten waarop meer contact wordt gezocht?

3. De afdelingen/ specifieke personen die zij bellen

Voor welke afdelingen of specifieke personen wordt er gebeld door externe partijen? Zijn er alternatieve kanalen en hoe toegankelijk zijn die? Dit kunnen bijvoorbeeld ook sociale media of informatieve websites zijn.

4. Jouw eigen bedrijf

Wat voor organisatie heb jij zelf? Welke communicatiekanalen heb je nog meer? Dit kan een grote invloed hebben op jouw mogelijkheden. Als je een 24/7 organisatie hebt is dit anders dan wanneer je kantoortijden hanteert. Dit bepaalt bijvoorbeeld hoeveel mensen beschikbaar zijn om in het contact te voorzien. Ook je bedrijfscultuur en manier van werken zijn van belang. Het kan ‘normaal’ zijn om stipt uit te checken en de werktijden strak aan te houden. Misschien is het zo dat medewerkers niet mobiel of thuis kunnen werken.

5. De beschikbare middelen

Om optimale bereikbaarheid te bieden is het belangrijk om te weten welke mogelijkheden je ter beschikking hebt. Welke resources in de vorm van mensen, middelen en budget kun je vrij maken om het telefonische contact mogelijk te maken? Heb je nog misschien nog meer communicatiekanalen en zijn dit goede alternatieven?

Jouw optimale bereikbaarheid

Je weet nu wie jouw contacten zijn, wat zij verwachten en welke mogelijkheden je nu tot je beschikking hebt. Op basis van deze informatie kun je jouw optimale bereikbaarheid definiëren in de huidige situatie. Vervolgens kun je kijken of dit aansluit op jouw strategische doelstellingen en of hier nog kansen liggen.

De rol van communicatie in jouw succesverhaal

Jouw core business en de missie van jouw organisatie hebben uiteraard ook grote invloed de rol van communicatie in jouw bedrijfsvoering. Misschien ondersteunt jouw organisatie bedrijfskritische processen, heb je excellente service als verkoopargument of moet je 24/7 kunnen verkopen. Op basis van deze strategische doelstellingen kun je bepalen welk contact essentieel is voor het succes van jouw organisatie. Het is dan ook raadzaam om deze regelmatig te toetsen met jouw optimale bereikbaarheid.

De insteek van de analyse

Wij zijn een groot voorstander van ‘denken in mogelijkheden in plaats van in problemen’. Het is daarmee verleidelijk om te werken vanuit de middelen die je beschikbaar hebt. Wij zijn er echter ook van overtuigd dat je zonder de behoefte van jouw contact geen business hebt. In onze analyse werken we daarom vanuit de contactbehoefte toe naar jouw mogelijkheden. We focussen hierbij op communicatie met externen, maar je kunt deze vragen ook prima gebruiken om de interne bereikbaarheid te analyseren.

Meer weten over optimale bereikbaarheid? Lees ook de andere tips & tricks. 

Andere interessante tips