3 tips om 24/7 bereikbaar te zijn

Werk en privé versmelten steeds meer en daardoor vervagen ook de kantoortijden. Het is echter niet voor iedere organisatie weggelegd om 24/7 bereikbaar te zijn. Of toch wel? Hosted telefonie kan dan uitkomst bieden. Wij geven je graag 3 tips om ervoor te zorgen dat geen oproep verloren gaat. Zo is jouw business optimaal bereikbaar voor jouw relaties!

 

 

Hoe overtuigend je verkoopvaardigheden ook zijn, slecht bereikbaar zijn is tegenwoordig onverkoopbaar. Een flexibele telefonieoplossing kan uitkomst bieden. Als je zorgt voor een goede oproepverdeling, met bijvoorbeeld doorschakelingen en keuzemenu’s, kun je tegemoet komen aan de bereikbaarheid die jouw contacten verwachten. We helpen je graag op weg met de volgende 3 tips.

1: Maak optimaal gebruik van je smartphone

Je vaste telefoonnummer mag dan ‘vast’ zijn, plaatsgebonden is het al lang niet meer. Misschien nam je vroeger al heel ondernemend je vaste toestel mee om die op de gewenste werklocatie in te pluggen. Een goede tussenoplossing, maar wel behoorlijk omslachtig. Met hosted telefonie kan je heel eenvoudig je vaste telefoonnummer doorschakelen naar je mobiele telefoon. Bovendien kun je met deze telefonieoplossing ook uitbellen met je vaste telefoonnummer, vanaf je mobiel. Je hoeft dan je mobiele telefoonnummer niet eens meer te communiceren. Wel zo makkelijk! Je doorschakelingen kun je eenvoudig beheren op je smartphone waardoor je net zo simpel even niet bereikbaar bent.

2: Maak bereikbaarheid een teamprestatie

Door gebruik te maken van keuzemenu’s en belgroepen kun je samen met collega’s, en dus als team, voor optimale bereikbaarheid zorgen. Met hosted telefonie heb je dit zo geregeld. Je kunt kiezen voor een oproepverdeling om de telefoontjes af te handelen zoals jij dat prettig vindt. Je kunt bijvoorbeeld alle telefoons tegelijkertijd over laten gaan, maar ook op chronologische volgorde zodat degene die het langste niet heeft opgenomen als eerste aan de beurt komt. Wil je toch graag kantoortijden hanteren? Dan kun je deze tijden naar wens instellen voor een groep collega’s of binnen een keuzemenu én bepalen wat er moet gebeuren met de inkomende oproepen buiten kantoortijd. De oproepen kunnen bijvoorbeeld binnenkomen op een specifiek (groeps-) telefoonnummer of direct naar een voicemail gaan. De voicemailberichten kun je als geluidsbestand ontvangen per mail. Met hosted telefonie heb je in ieder geval alle mogelijkheden om de oproepen goed op te vangen buiten de reguliere kantoortijden. De keuze is aan jou!

3: Zet externe collega’s in

Natuurlijk wil je geen interessante kansen missen en wil je jouw klanten te allen tijde te woord kunnen staan. Je kunt echter ruim bereikbaar zijn zonder 24 uur per dag te hoeven werken. Veel bedrijven werken bijvoorbeeld met externe storingsdiensten. Een externe receptie is ook een prima optie om beter en langer bereikbaar te zijn. Je kunt tegenwoordig externe callcenters inzetten om jouw eerste klantcontact te doen. Zij zien dat er voor jou gebeld wordt en beantwoorden de oproepen op basis van de instructies die jij ze hebt gegeven. Je kunt daarbij betalen per inkomende oproep en krijgt uitgebreid inzicht in de resultaten. Daardoor kun je ook op tijd besluiten dat het goedkoper is om extra collega’s te werven.

Je openingstijden én (welkomst-) boodschappen kun je met hosted telefonie eenvoudig zelf op je smartphone beheren. Zo kunnen jij en je collega’s ook even bijkomen óf eens lekker samen op stap! Een fris en enthousiast team is tenslotte de belangrijkste basis voor succes.

Benieuwd wat optimale bereikbaarheid inhoud voor jouw organisatie? Lees hier verder. 

Andere interessante tips