Mobiel werken: iedereen praat erover, maar hoe regel je dit voor jouw organisatie?

Met de voortdurende digitalisering van de samenleving is mobiel werken al lang geen unicum meer. Jonge professionals schijnen zelfs een voorkeur te hebben voor een werkgever waar zij mobiel kunnen werken, boven een riant salaris. Toch blijkt er gek genoeg nog nauwelijks beleid voor mobiel werken. Wij helpen je graag op weg met je mobiele bereikbaarheid!

Met de voortdurende digitalisering van de samenleving is mobiel werken al lang geen unicum meer. De populariteit houdt aan. Uit recent onderzoek van Citrix blijkt dat 66% van de medewerkers er de voordelen van in ziet. En het schijnt zelfs dat jonge professionals een voorkeur hebben voor een werkgever waar zij mobiel kunnen werken, boven een riant salaris. Toch blijkt er gek genoeg nog nauwelijks beleid voor mobiel werken. Wij helpen je graag op weg met je mobiele bereikbaarheid!

Het tijdperk van de digitale nomaden

Er zijn talloze mogelijkheden om mobiel te werken. Het is voor sommige bedrijven zelfs een marketingtool om talent binnen te halen door een werkplek aan te bieden in exotische oorden. Maar ook medewerkers die veel reizen of zich niet willen laten beperken tot de landsgrenzen profiteren van de mogelijkheden die er tegenwoordig zijn. Er wordt al gesproken over ‘digitale nomaden’: medewerkers die regelmatig of zelfs helemaal vanuit het buitenland werken.

Mobiel werken is niet zo lastig

Aan de techniek zal het in ieder geval niet liggen. Niet alleen zijn er diverse apparaten die je mee kunt nemen en waarop je kan werken. Je kunt eenvoudig toegang krijgen tot je bedrijfsdata via cloudoplossingen zoals Dropbox of Sharepoint. Bovendien kun je veel bedrijfsfunctionaliteiten toegankelijk maken via applicaties zoals Office 365 van Microsoft. Ook over je telefonische bereikbaarheid hoef je je geen zorgen te maken. Zakelijke telefonieoplossingen zoals Compleet bieden alle mogelijkheden om altijd en overal optimaal bereikbaar te zijn. Bijvoorbeeld met de OneXS Remote app, waarmee je altijd en overal je bereikbaarheid kunt regelen, maar ook met je mobiel uit kunt bellen met je vaste telefoonnummer.

Altijd en overal bereikbaar zijn

Misschien overweeg je ook om mobiel werken mogelijk te maken binnen jouw organisatie. De bereikbaarheid van je bedrijfsnetwerk- en communicatie moeten daarbij uiteraard gewaarborgd blijven. Waar begin je dan?

Vraag je af wat mobiel zijn voor jouw organisatie betekent

Het is vrij aannemelijk dat niet je complete bedrijfsvoering mobiel toegankelijk hoeft te zijn. Het is daarom belangrijk om te achterhalen wat je precies wilt bereiken en wat je daarvoor nodig hebt. Stel daarom eerst een paar simpele vragen:

  1. Wie heeft er toegang nodig tot bedrijfsinformatie, processen, etc.?
  2. Welke informatie en mogelijkheden hebben zij precies nodig?
  3. Heb je hiervoor de juiste hardware en software beschikbaar?
  4. Is er bedrijfskritische informatie of zijn er processen die je (extra goed) moet beschermen?

Lang niet alles hoeft mobiel toegankelijk te zijn. Als je de bovenstaande vragen beantwoordt, kun je concrete vervolgstappen definiëren en aan het beleid gaan werken.

Een beleid opstellen

Wij geven je graag de volgende 6 tips mee om een beleid op te stellen.

  1. Maak afspraken over privé gebruik
    Het moet helder zijn of er bijvoorbeeld privé gebeld mag worden en hoeveel dataverbruik acceptabel is.
  2. Maak afspraken over aansprakelijkheid
    Of het nu aankomt op fysieke schade aan toestellen of een digitaal virus, het moet duidelijk zijn wie waar verantwoordelijkheid voor draagt en hoe dit afgehandeld wordt
  3. Bepaal welke software wel en niet gebruikt mag worden
    Je kunt ervoor kiezen om alleen de beheerder rechten te geven om software te downloaden. Bekijk vooraf goed welke software en bewegingsvrijheid noodzakelijk is.
  4. Zorg voor goede virusscanners en firewalls
    Jij mag dan op kantoor een goed en veilig netwerk hebben, je kunt er niet blindelings op vertrouwen dat dit ook geldt voor de mobiele werkplekken van je medewerkers. Bescherm apparaten en het netwerk waar mobiele werknemers op inloggen met passende beveiligingsoplossingen zoals virusscanners en firewalls.
  5. Gebruik allemaal dezelfde oplossingen
    Om versnippering te voorkomen maak je afspraken over de toepassingen die medewerkers mogen gebruiken. Je wilt voorkomen dat bijvoorbeeld Google Docs, Sharepoint, Dropbox en emailbijlagen door elkaar gebruikt worden.
  6. Houd ook het persoonlijke contact in de gaten
    Het is belangrijk dat je de persoonlijke relatie niet uit het oog verliest op het moment het beleid er op is ingesteld dat mensen mobiel werken. Spreek bijvoorbeeld een standaard vergadermoment af waarbij mensen echt even tegenover elkaar zitten (al dan niet via Unified Communications oplossingen). Het menselijke contact is uiteindelijk toch onmisbaar!

Mobiel werken is ‘here to stay’

Zoals Peter van Leest van Citrix ook al aanvulde op de uitkomsten van het onderzoek: ‘Het maakt niet uit wat je kiest, als je maar kiest.’ Je kunt met alle hardware, software en apps van tegenwoordig niet voorkomen dat medewerkers proberen om mobiel te werken of er naar vragen. Het is dan ook meer dan raadzaam om hierop voorbereid te zijn en jouw beleid uitgestippeld te hebben.  

Heb je hulp nodig bij je telefonievraagstuk? We helpen je graag verder!

Andere interessante tips

Past Compleet bij jou?

In 4 vragen weet je of Compleet bij jouw bedrijf past.

Onze slimme oplossingen voor zakelijke telefonie

Compleet.nl biedt eigenwijze zakelijke telefonie waarmee jij je bereikbaarheid volledig zelf regelt. Klaar voor de volgende stap?